Рабочая переписка по электронной почте прочно вошла в рабочий процесс почти во всех сферах жизни.
Соблюдая эти несложные правила, вы сможете избежать потери и утечки важной рабочей информации, а также сведете к минимуму неприятные ситуации:
1. Не следует обсуждать в рабочей почте вопросы личного и интимного характера. Особенно не стоит негативно высказываться по поводу самой работы или начальства.
2. Неформальная лексика и оскорбительные фразы смогут сыграть не на руку вам. Субъективным негативным отзывам о работе и заданиях на ней тоже не место в корпоративной переписке (например: дурацкое задание, «да это же бессмысленное и невыполнимое задание!»).
3. Не используйте для переписки сленг, который понятен лишь небольшому кругу лиц. В таком случае получатель сможет не до конца понять, что вы хотели ему сообщить.
4. Избегайте случаев дискриминации кого бы то ни было по любым признакам.
5. Не стоит забывать о грамотности: речь без ошибок — признак хорошего тона.
6. Если одинаковое письмо отправляется нескольким адресатам, не забывайте удалять адреса других получателей.
7. Тема письма должна быть указана обязательно. Она должна быть емкой и понятной. Это поможет получателю уделить внимание вашему письму и не потерять его в куче спама.
8. Отвечая на вопрос, заданный в предыдущем письме, не ограничивайтесь короткими ответами «да» или «нет». Это может «потерять» суть диалога.
9. Подпись в электронном письме должна быть обязательно. Она должна идентифицировать вас и содержать ваши контакты.
10. Не забывайте быть вежливыми. «Уважаемый», «пожалуйста» и «благодарю» – благотворно скажутся на деловом партнерстве. Если вы пишете знакомому, с которым допускаете некую неформальность в общении — можно использовать смайлы, но злоупотреблять этим тоже не стоит.