Сегодня мы в гостях у человека с восьмилетним опытом административной работы и огромным грузом ответственности на плечах.
Более 400 сотрудников международной компании зависят от его неусыпного контроля над безукоризненным офисным механизмом, им же налаженным. Итак, главный “по хозяйству” в Nestle Украина, административный директор компании – Николай Трембовельский.
– Николай, расскажите, как построена административная работа в Nestle Украина?
– В центральном офисе компании в Киеве обязанности сотрудников административного отдела распределены по нескольким основным направлениям: Общий менеджмент – содержание зданий и сооружений, обслуживание инженерных систем и коммуникаций.
А также офис-менеджмент, транспортное обеспечение, мобильная связь визовая поддержка и рецепция, занимающаяся координацией посетителей, входящей/исходящей корреспонденцией, телефонной /факсимильной коммуникацией и курьерской службой. В региональных офисах есть свои административные ассистенты, которые помогают решать вопросы администрирования на местах.
– А насколько вам, как административному директору, приходится вникать во все тонкости работы этих подразделений?
– Я знаю все, чем занимаются сотрудники моего отдела до мелочей. Раньше административная служба Nestle организационно входила в состав других подразделений компании. И когда вопросы административной службы стало трудно решать в рамках этих департаментов, компания решила выделить административную работу в отдельное направление, возглавляемое административным директором.
На эту новую должность я пришел в 2009 году, и всю работу мне пришлось структурировать по-новому. По сути, существующую сейчас систему администрирования создавал я, поэтому я досконально знаю, из чего состоит робота каждого сотрудника в моем подразделении.
– Как известно, про админ-работников вспоминают, только тогда, когда что-то не ладится. Как им делать свою работу оперативно и в то же время незаметно, не отвлекая персонал от его обязанностей и не нарушая бизнес-процесс?
– До начала рабочего дня я успеваю проверить, что творится в офисах, как произведена уборка, заряжены ли кулеры с водой, в каком состоянии кофе-машины, лифты, какая температура в помещениях. Ремонтные работы и любая реконструкция или улучшение офиса производятся только в ночное время и в выходные дни. По выходным дням работает техник, который проверяет состояние мебели, исправность дверных петель, замков, оконных рам и дверей. При необходимости, тут же, производит текущий ремонт.
– А как быстро реагировать на непредвиденные случаи?
– В любое время суток “на подхвате” дежурят инженерные специалисты, всегда готовые прибыть в офис в случае форс-мажора, неполадки или аварии. Случись что, – в течение часа должен явиться электрик, водопроводчик или лифтер. Всего, конечно, предугадать нельзя, но при заключении договоров на определённый вид услуг или сервиса нужно стараться максимально подробно оговаривать алгоритм их реагирования в случае форс-мажорных обстоятельств.
Приведу простой пример. На кухне сломался насос посудомоечной машины, в результате чего образовался дефицит чистой посуды. Через 20 минут мы доставили одноразовую посуду, а еще в течение часа я нашел нужный насос, сантехники его привезли и поменяли. Устранение неисправности произошло незаметно для посетителей столовой, разве что им вежливо было предложено покушать из одноразовой посуды, а не из фарфоровых тарелок.
Но для этого нужно было преодолеть немало мелких трудностей: быстро наличные деньги для покупки дорогостоящего насоса в магазине; вызвать сантехников, чтобы срочно этот насос поменяли. Откачать воду и привести помещение в порядок – все это требовалось сделать незаметно. И с подобными мелочами приходится работать постоянно.
– А как в вашей компании организовано питание сотрудников?
– У любой компании есть три варианта организации питания. Первый – это столовая полного цикла, с кухней. Как правило, такие столовые устраивают компании, являющиеся владельцами, а не арендаторами своих помещений.
В центральном офисе “Киевстар” хороший пример такой столовой. А все дело в том, что здание их офиса изначально проектировалось специально для нужд этой компании, и столовая уже была предусмотрена в проекте.
Те же компании, которые, как Nestle Украина, арендуют свои офисы, могут использовать второй способ – привозить готовую пищу. Здесь тоже есть несколько возможностей.
К нам в офис привозят широкий ассортимент свежих блюд: первое, второе, салаты, соки, десерт, блины, омлеты и тому подобное. Столовая организована по принципу раздаточной линии – человек подходит и выбирает себе еду по вкусу.
В других компаниях встречается вариант дешевле: предлагаются только комплексные обеды, составленные фиксированными наборами на определенную сумму. Ну, а самое дешевое решение – это доставка фастфуда.
Третий способ организации питания – когда сотрудники ходят в близлежащую закусочную. Так, например, мы питались в генеральном представительстве всем известной компании LG Electronics Inc. (Ранее Николай полтора года занимал должность заместителя административного директора LG Electronics Inc. – Д.С.).
– Компания Nestle оплачивает сотрудникам обеды?
– Да, у нас выдаются карточки на питание, на них начисляется фиксированная сумма, которую сотрудник может потратить на еду в месяц. Еще одно удобство работы в Nestle –возможность устроить себе обеденный перерыв в любое время в течение дня, у нас нет жестко установленных обеденных часов.
– Нигде не учат премудростям административной работы. Какими, по вашему мнению, ключевыми качествами и компетенциями должен обладать административный директор?
Человек, занимающийся административной работой, прежде всего, должен иметь жизненный опыт.
Сотрудники должны воспринимать его как взрослого и опытного человека, который знает, о чем говорит.
Ведь специфика нашей работы такова, что, помимо заботы о сотрудниках, улучшения условий их работы, приходится применять “непопулярные” меры, убеждать и принуждать их бережно относиться к имуществу компании, экономить свет, воду, принтерную бумагу, поддерживать порядок в их бизнес-пространствах, шкафах, тумбах и т.д.
А сотрудники, как известно, бывают разные. Кто-то воспринимает это нормально, кто-то проявляет гонор и непонимание. Вот тут-то и нужно уметь найти подход и корректными методами добиться своего. А это всегда непросто, особенно в мультинациональном коллективе.
Николай Трембовельский: “Одно из важнейших ключевых качеств, безусловно, это компетенция, способность оперативно реагировать на обстоятельства.”
Административному директору приходится постоянно все держать в поле зрения. Каждый день у сотрудников возникают те или иные рабочие потребности, например, в настольных лампах, вазонах для цветов, настенных бордах, канцелярии, каких-то доработках переговорных зон и т.п.
Реалии таковы, что работающий человек проводит на работе большую часть своей жизни. Гораздо большую, чем в семье, с родными, близкими и друзьями. Поэтому продуктивность его работы напрямую зависит от условий, в которых он трудится.
Для руководителя административной службы также важно иметь стратегическое мышление и уметь взаимодействовать с руководством. Это поможет понять ключевые тенденции в развитии бизнеса, который вы обслуживаете. К примеру, нужно знать, какие у руководства планы по развитию персонала.
Когда я пришел в компанию, в киевском офисе работало около 270 человек, а сейчас его штат состоит уже примерно из 330 сотрудников. Знание того, сколько людей и в какой отдел компании придет в следующем году, поможет администратору заранее продумать, где их разместить, сколько для этого дополнительно нужно кресел, столов, настольных ламп, килограммов кофе, чая и сахара и пр.
И правда, на каких-нибудь курсах выучить на хорошего администратора невозможно. Это миллион тонкостей, громадный опыт, полученный порой набиванием шишек. То, что вы проводите конференции, подобные – это хорошо. Именно в формате таких мероприятий люди по-настоящему учатся – на опыте своих коллег.
Те, кто придет 3 декабря на Office Camp#1, уверен, узнают больше о многих особенностях административной поддержки бизнеса. Естественно, с примерами!
Дмитрий Степанец
____________________________________________________________________________
Организаторы конференции: |
Информационный партнёр Office Camp#1 – Репортер Житомира