Под термином «управление проектами» подразумевается деятельность, направленная на достижение поставленных задач и реализацию поставленных целей, с использованием доступных ресурсов – времени, капитала и людей.
Управление любыми проектами основывается на планировании – на короткий и более продолжительный срок. Когда речь идет о бизнес-процессах, то планирование базируется на определенных методиках, выбор которых зависит от приоритета задач и намеченных сроков реализации. Таким образом, управление проектами, ничто иное, как решение ряда небольших задач на каждом из этапов проекта. Достижение более мелких целей приближает к самой главной, поставленной изначально. Залогом успешного управления проектами выступает закрепление за каждым отдельным исполнителем решения небольшой задачи за конкретный период времени.
5 лучших принципов управления проектами
Принцип №1. Видение и миссия
Залогом успешного выполнения любого проекта, является его мысленное представление «с конца». Данный принцип реализуется путем формулировки видения и миссии проекта так, чтобы это стало понятно всем участникам проекта.
Ценность этого принципа заключается в том, что благодаря его внедрению удается четко обозначить ожидаемые результаты либо то, каким образом будет происходить реализация проекта.
Принцип №2. Бизнес цели
Суть этого принципа – создание 2-х-3-х целей либо задач. Тут важно определить, что является приоритетными целями данного проекта? Ими могут выступать:
- увеличение прибыли и количества продаж;
- повышение лояльности целевой аудитории;
- рост производительности труда;
- поднятие морального духа у персонала;
- повышение качества предлагаемых товаров или услуг.
Внедрение этого принципа предполагает и четкое определение ожидаемых усовершенствований. Тут нет места расплывчатым формулировкам.
Принцип №3. Определение стандартов процесса выполнения проекта
Говоря простыми словами, на этом этапе важно определить правила: кто из сотрудников станет участником проектной команды? Как часто будут происходить встречи? Какие основные правила будут применяться для проведения совещаний? На кого будет возложена миссия делать записи во время совещаний, распространять протоколы и планы выполнения принятых решений?
Принцип №4. Организационное выравнивание
Для обеспечения успеха и устойчивого развития нового проекта, очень важно, чтобы в него был вовлечен каждый, кто будет оказывать на них прямое влияние. Организационное выравнивание достигается за счет организации постоянной связи с проектом и доведения до конкретного лица во время совещаний проектной команды, дистанционного обучения, во время тренингов для персонала, при отправке электронной почты и т.д.
Важно! Следствием несоблюдения данного принципа станет незаинтересованность большинства участников в конечном результате внедрения проекта.
Принцип №5. Измерение и отслеживаемость
Данный принцип касается того, как именно будет определяться успех. Наилучшим стимулом для соответствия членов проектной команды современным стандартам и их вовлеченности в процесс выполнения проекта, станет система простых, визуально отображаемых показателей. Подобное (система показателей) – великолепный ресурс для формирования у сотрудников и менеджеров чувства ответственности за реализацию, улучшение и стабильное развитие нового проекта.
Под «отслеживанием» подразумевается, что эффективные исполнители будут отмечены и поощрены, в то время как те, чья работа нуждается в улучшении, будут обучены. Перед сотрудниками, прошедшими обучение, будут поставлены новые цели, которые им необходимо будет достичь.
Worksection
Worksection – эффективная система управления проектами и контроля задач, предназначенная для удобного мониторинга каждого из аспектов: подзадач, сроков исполнения, бюджета и временных затрат. Она разработана для внедрения в компанию любого масштаба и подходит для настройки под индивидуальные задачи.
Система для управления проектами Worksection универсальна и подходит для ведения проектов и достижения целей организациями различной направленности.
С Worksection все члены проектной группы постоянно на связи, данные о каждом из проектов и их текущих стадиях собраны в одном месте, а достигнутые результаты – доступны и понятны всем.
Система для управления проектами предназначена для эффективного решения таких задач:
- Отслеживание количества лидов (потенциальных клиентов), обработанных каждым менеджером, и числа (процента) тех, которые трансформировались в продажи.
- Мониторинг в режиме реального времени за соответствием реальных затрат времени и финансов запланированным изначально.
- Определение эффективности каждого сотрудника, понимания того, какие из задач им выполнены, а по каким он «не вписывается» в обозначенный срок.
- Возможность работы с массивом данных в наиболее удобном и привычном формате: в Excel, автоматических отчетах либо непосредственно в новостной ленте.
- Возможность наблюдать за всеми вносимыми участниками проектной группы изменениями по отдельным задачам и проектам.
